La oficina: ¡quién la ha visto y quién la ve!

Si hoy no funcionase la conexión a Internet muchos no podríamos hacer nada.

Puede que parezca obvio, pero aún se recuerda a una oficina en la que no existía Internet. El tiempo se distribuía entonces entre papeles que leer, informes que encuadernar, teléfonos para llamar a los proveedores y clientes… El teléfono fijo, el fax, la grapadora y hasta las paradas a media mañana para desayunar van desapareciendo. Dicen que ya ni siquiera paramos a comer. Porque hoy todo el trabajo de muchos de nosotros comienza y acaba frente a un portátil conectado a Internet.

Exponemos cuatro razones por las que seguro que en menos de una década no reconoceremos ese lugar que hoy llamamos oficina. Ni el espacio físico, ni las herramientas, ni las relaciones con jefes y compañeros van a ser lo mismo. Y más pronto que tarde nos veremos desposicionados de un modo u otro por este cambio de contexto. 

1. La aceleración tecnológica nos va a llevar por caminos impensables

Cierto es que descubrir que el primer iPhone ya tenía más potencia de computación que los ordenadores que llevaron al hombre a la luna da un poco de vértigo. Echar la vista atrás y ver cómo hemos cambiado en la última década (el iPhone tiene siete años y el iPad acaba de cumplir los cinco) nos lleva a pensar que de verdad vamos a vivir una aceleración tecnológica sin precedentes en la historia.

Big data, cloud computing, smartphones de última generación y tablets profesionales que en nada tienen que envidiar a un portátil… Toda la informática en la nube con la información de la empresa siempre accesible desde cualquiera de nuestros dispositivos, con la opción real de trabajar en remoto, compartir el escritorio e interactuar con nuestros compañeros por audio y vídeo desde cualquier lugar, sin que se note que no estás. ¿Quién necesita ponerse los tacones y pasarse por la ofi?

2. La hiperconectividad acabará con las limitaciones geográficas

Según Google, en 2020 prácticamente toda la humanidad estará conectada a Internet. Así que un programador de Almería tendrá las mismas oportunidades que uno de Silicon Valley… o de Kandahar. Habrá que ponerse las pilas porque la igualdad de oportunidades traerá de la mano más competencia. 

Todos tendremos que reposicionarnos para decidir cómo vamos a competir. Porque si no encontramos ese valor añadido iremos al saco de trabajadores low cost.

Así que hacer uso de herramientas de trabajo colaborativas y de cloud computing ya no es una opción. Se impone una mejora de la productividad basada en una ofimática cien por cien en la nube, un sistema integrado de comunicaciones unificadas y sistemas de gestión de flujos y control de tareas en tiempo real. No almacenar todos los archivos en la nube, no compartir enlaces en lugar de pesados ficheros, no dejar de consumir el tiempo en innecesarios desplazamientos en lugar de montar reuniones virtuales es sin duda perder una gran oportunidad.

3. Los sistemas de valoración y control del trabajo también están cambiando

Las plataformas digitales de gestión y big data posibilitan una supervisión que ya no se mide de manera informal y directa (“trabaja bien” versus “no da un palo al agua”) sino que ha sido sustituida por cuadros de mando donde KPIs, rankings y porcentajes de cumplimiento sobre objetivos empiezan a marcar la diferencia entre ascender o perder el puesto.

Los métodos de control dirigidos por mandos intermedios tienden a ser reemplazados por sistemas que todo lo miden. Por paneles de control que cuantifican la actividad en busca de una mayor objetividad y transparencia al proporcionar información sobre el desempeño de individuos y organizaciones con gran nivel de detalle.

Y si bien las ventajas son indudables, tendremos que contar con el hecho de que medir a las personas como si fueran máquinas puede tener ciertos “efectos rebote” como que el trabajador tienda a centrarse sólo en los aspectos de su trabajo que son evaluados e ignore otros que pueden ser importantes para compañeros y clientes. 

Estaremos en una liga en la que existirá la tentación de “jugar” con los números buscando la mejora de las mediciones en lugar de la calidad del trabajo. Sea como fuere, no podemos ignorar que esta tendencia a medirlo todo está cambiando la forma en la que las empresas seleccionan personal, distribuyen recursos, gestionan sus servicios e incluso en cómo definen el éxito (Michael Power, profesor de la London School of Economics, tiene interesantes trabajos al respecto).

4. La colaboración y el entusiasmo ya no son una opción

Y ya nos avisó Darwin de que “no sobreviven los más fuertes, ni los más rápidos, ni los más inteligentes, sino los que mejor se adaptan al cambio”. Y en este mundo hiperconectado y repleto de actores, robots incluidos, es imperativo evolucionar nuestro perfil profesional para aportar valor bien aliñado con altas dosis de innovación y creatividad.

La buena noticia es que cualquiera puede hacerlo. No es cuestión de titulación y mucho menos de edad. Es una cuestión de actitud y, sobre todo, de mentalidad. La mala, es que no hay escuela. Cada uno de nosotros deberá autoestudiarse para encontrar y poner de relieve sus propias fortalezas. Se impone la necesidad de aprender a extraer conocimiento de mil sitios y reenfocar todo que sabemos hacia nuevas propuestas de actuación que puedan funcionar en este nuevo escenario.

Para ello existen algunas claves:

• Alfabetización digital: es preciso dominar las nuevas tecnologías para bucear en todo tipo de fuentes en busca del aprendizaje continuo que mejore la experiencia creativa.

• Una extensa red de contactos cultivada con mimo para compartir actividades e intereses.

• Saber que las personas son importantes y poner en valor el conocimiento que generan y transmiten.

• Aprender a escuchar de forma activa para dejarse sorprender sin prejuicios por lo que otros puedan aportar.

• Trabajar la cultura del cero ego y fluir en la comunidad de manera natural, dejando huella en beneficio del grupo.

• Experimentar sin temor al error, como una experiencia de aprendizaje más.

Queramos o no, las oficinas están cambiando. Se impone cambiar con ellas y desarrollar nuevas destrezas y habilidades si queremos conservar el sueldo (lo del sitio da para otro post). Y, en lugar de hacerlo arrastrando los pies, son precisas estrategias positivas. Porque en 2020 o eres diferencial por lo que aportas o no serás.